You Need To Ask

I was so confused. One of the freelancers I work with just wasn’t entering shipping data correctly. Filling in the wrong boxes may mean that the box gets lost in shipping. Worse, the items may be destroyed on arrival because the system doesn’t recognize them.

 

I thought I had done enough training. We’d gone through the steps and I’d sent Skype messages clarifying the key parts of the process.

 

But he wasn’t following the steps. It was aggravating and stressful. We even had 1 order held up for a few weeks with thousands of dollars of inventory in limbo.

 

My first thoughts were blame. I had done the training, why was it so hard to follow the steps I laid out. I thought to myself “Why does he keep doing wrong?”

 

But during our next conversation I asked a different question. “What am I doing wrong?”

 

It’s a difficult question to ask, especially to someone who ‘works for you’. Asking is admitting that I might be wrong. Then, it’s just as difficult to remain open to hearing the feedback.

 

He reminded me that he has lots of clients and that he only manages my shipments every 3 weeks or so. It was difficult for him to keep track of everything in the jumble of Skype messages, oral conversations, and screenshots.

 

I realized the confusion was mainly my fault. The steps were clear to me because I’ve done these shipments for over a year. I even had a step-by-step document but I hadn’t even shared it with him. I hit myself on the forehead. “Doh!”

 

I foolishly assumed that he would remember every detail in a few short conversations.

 

When I shared the step-by-step document, he replied…

 

“This… would have been helpful earlier.”

 

Yes it would have been. I made a mistake by failing to share it.

 

If You’re Willing To Ask, You’re Able To Learn

 

It’s difficult to ask for potentially negative feedback, especially from someone who works for you. But remember, it’s just as difficult to give that negative feedback to someone you work for, and it’s potentially much more risky.

 

As the person in charge, you must be willing to ask. “What and I doing wrong?” You must build relationships where others feel safe expressing harsh truths. You must be willing to listen to the feedback, make changes to your own behavior, and potentially even apologize once you realize you are the core troublemaker.

 

This freelancer’s access to the straightforward documentation helped clarify important tasks. On his further suggestion, I’m also filming screen capture videos to clarify even more.

 

This positive change was sparked by an invaluable realization. The realization was revealed because I was willing to ask. “What and I doing wrong?”

 

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Necesitas Preguntar

 

Estaba tan confundido. Uno de los freelancers con los que trabajo no estaba ingresando los datos de envío correctamente. Llenar las casillas equivocadas puede significar que la caja se pierde en el envío. Peor aún, los artículos pueden ser destruidos a su llegada porque el sistema no los reconoce.

 

Pensé que había hecho suficiente entrenamiento. Habíamos pasado por los pasos y había enviado mensajes de Skype aclarando las partes clave del proceso.

 

Pero no estaba siguiendo los pasos. Fue agravante y estresante. Incluso teníamos un pedido retenido por unas semanas con miles de dólares de inventario en el limbo.

 

Mis primeros pensamientos fueron la culpa. Había hecho el entrenamiento, por qué era tan difícil seguir los pasos que presenté. Pensé para mí mismo “¿Por qué sigue haciendo mal?”

 

Pero durante nuestra próxima conversación le hice una pregunta diferente. “¿Qué estoy haciendo mal?”

 

Es una pregunta difícil de preguntar, especialmente a alguien que “trabaja para usted”. Preguntar es admitir que podría estar equivocado. Entonces, es tan difícil permanecer abierto a escuchar la retroalimentación.

 

Me recordó que tiene muchos clientes y que sólo administra mis envíos cada 3 semanas o así. Fue difícil para él realizar un seguimiento de todo en el desorden de mensajes de Skype, conversaciones orales y capturas de pantalla.

 

Me di cuenta de que la confusión era principalmente culpa mía. Los pasos fueron claros para mí porque he hecho estos envíos durante más de un año. Incluso tenía un documento paso a paso, pero ni siquiera lo había compartido con él. Me golpeé en la frente. “¡Doh!”

 

Supuse, tontamente, que recordaría todos los detalles en unas pocas conversaciones cortas.

 

Cuando compartí el documento paso a paso, respondió …

 

“Esto … hubiera sido útil antes.”

 

Sí lo habría sido. Cometí un error al no compartirlo.

 

Si Usted Está Dispuesto A Preguntar, Usted Puede Aprender

 

Es difícil pedir comentarios potencialmente negativos, especialmente de alguien que trabaja para usted. Pero recuerde, es tan difícil dar esa retroalimentación negativa a alguien que usted trabaja para, y es potencialmente mucho más arriesgado.

 

Como la persona a cargo, usted debe estar dispuesto a preguntar. “¿Qué y yo haciendo mal?” Debes construir relaciones donde otros se sientan seguros expresando verdades duras. Usted debe estar dispuesto a escuchar la retroalimentación, hacer cambios en su propio comportamiento, y potencialmente incluso pedir disculpas una vez que te das cuenta de que eres el loco principal.

 

El acceso de este freelance a la documentación directa ayudó a aclarar tareas importantes. En su sugerencia más, estoy filmando videos de captura de pantalla para aclarar aún más.

 

Este cambio positivo fue provocado por una realización invaluable. La realización se reveló porque estaba dispuesto a preguntar. “¿Qué y yo estamos haciendo mal?”

 

Usted puede beneficiarse de hacer esta pregunta también.